Verwaltung von Geschäftsausgaben: Strategien und Tools für effektives Finanzmanagement
Unternehmen stehen vor vielen Herausforderungen. Jeder Geschäftsführer muss die Konkurrenz im Auge behalten. Und er sollte wissen, wie es finanziell ums Unternehmen bestellt ist. Hier kommt die Buchhaltung ins Spiel. Sich erst durch Ordner graben zu müssen, kann dabei nicht Sinn und Zweck sein. Eine moderne Buchführung setzt auf Digitalisierung. Dazu braucht es einmal die passende Software – aber auch ein gutes Geschäftskonto als Partner. Doch welche Funktionen sind dabei besonders wichtig und worauf sollten Geschäftsinhaber achten?
Die Basis: Ein gutes Geschäftskonto
Die Grundlage im Finanzmanagement ist ein umfassendes Controlling. Es braucht aber auch das richtige Geschäftskonto. Entgegen einer verbreiteten Meinung braucht nicht jeder Gewerbetreibende ein separates Geschäftskonto. Einzelunternehmer dürfen durchaus ihr privates Girokonto nutzen – sofern die Bank nichts dagegen hat.
Letztere achten nicht selten penibel darauf, dass private und geschäftliche Nutzung nicht miteinander vermischt werden. Was ist in der Entscheidung für ein Bankkonto besonders wichtig? Viele Unternehmen schauen zuerst auf die Kosten. Geschäftskonten werden im Normalfall nur gegen ein Kontoführungsentgelt eingerichtet.
- Unterkonten: Für eine bessere Übersicht
Mit der Einrichtung von Unterkonten können projektrelevante Ausgaben oder Budgets für Mitarbeiter im Außendienst verwaltet werden. Dabei ist wichtig, dass jedes Konto für sich in der Buchhaltung als eigenständiges Objekt im Controlling verwaltet werden kann.
- Zahlungskarten: Auf Geschäftsreisen Gold wert
Gute Geschäftskonten müssen in der Lage sein, mehrere Zahlungskarten zur Verfügung zu stellen. Dabei geht es darum, Mitarbeiter im Außendienst oder für das Fuhrparkmanagement und den Einkauf mit unabhängigen Finanzierungsquellen auszustatten. Über die Firmenkarte können dann alle Ausgaben abgerechnet werden – eine deutliche Vereinfachung in Sachen Buchhaltung.
- Schnittstellen: Für eine schnelle Übertragung
Um in der Buchhaltung eine Rolle zu spielen, muss ein Geschäftskonto über digitale Schnittstellen verfügen. Heißt im Klartext: Über Schnittstellen muss das Konto an die Buchhaltungssoftware Zahlungsdaten übergeben. Auf diesem Weg kann die gesamte Buchhaltung elektronisch verwaltet werden.
Gute Softwarelösungen: Ohne geht es heute nicht mehr
Finanzmanagement ist nicht einfach nur „Knicken, Lochen, Abheften“. Es geht darum, die Buchführung zentral und übersichtlich zu gestalten. Was früher Unmengen Papier erforderlich machte, ist inzwischen auf Knopfdruck möglich. Neben clientbasierten Lösungen setzen viele Unternehmer auch SaaS Lösungen. Dahinter stecken der Begriff Software as a Service – Buchhaltungssoftware, die online über ein Abo-Modell gebucht und vom Anbieter permanent gewartet wird.
Damit ist es möglich, in Echtzeit immer auf gesetzliche Änderungen zu reagieren, da die Buchhaltungs-Software permanent angepasst wird. Gute Software zur Buchführung setzt auf:
- Schnittstellen für Steuerberater
- Anbindung des Geschäftskontos
- wirtschaftliche Auswertungen
- einfache Belegzuordnung (mit Automatisierungsfunktion)
Außerdem kann dank der Software direkt die EÜR oder Steuer-Voranmeldung an das Finanzamt übermittelt werden. Dabei achten die Entwickler darauf, im SaaS Modell immer alle aktuellen Vorgaben zur Konformität der Übermittlungsformate einzuhalten. Insgesamt eine Lösung, welche den betrieblichen Alltag deutlich entlasten kann.
Hinsichtlich der Kosten entscheiden die Leistungen der Software. Sehr einfache Buchführungsprogramme sind im Abo-Modell ab circa 5 Euro zu haben. Viele Lösungen liegen zwischen 10 Euro bis 15 Euro. Teurer wird es, wenn Angebote und Mahnwesen integriert werden.
Digitales Belegmanagement
Ein Punkt, der schnell unter den Tisch fallen kann, ist das Belegmanagement. Im betrieblichen Alltag entsteht ein wahrer „Papierkrieg“. Unzählige Ein- und Ausgangsrechnungen, die von der Buchhaltung zu bearbeiten sind. Hier hilft ein intelligentes Belegmanagement. Gute Buchführungssoftware kann mit einem Scanner bzw. über eine App mit der Handykamera gekoppelt werden.
Alle Papierbelege lassen sich so digitalisieren und in der Software ablegen. Damit ist es deutlich leichter, im Alltag den Überblick zu behalten und keine Rechnungen mehr zu vergessen. Besonders wichtig ist an diesem Punkt die Einhaltung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Diesen Schritt übernimmt die Buchhaltung normalerweise.
Fazit: Digitale Geschäftsausgaben im Auge behalten
Jeder Unternehmer steht im betrieblichen Alltag vor Herausforderungen – auch beim Thema Buchhaltung. An dieser Stelle greifen viele Firmen inzwischen zu digitalen Lösungen. Hier braucht es Leistungen hinsichtlich Anbindung des Bankkontos, Datenübermittlung und Digitalisierung von Belegen. Einmal eingearbeitet, bietet sich hier eine deutliche Erleichterung des geschäftlichen Alltags.
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Aktienanleihen sind Wertpapiere, die dir regelmäßige Zinszahlungen bringen. Eine Aktienanleihe bzw. Aktienzertifikat wird auch mit englischen Begriffen als „Equity Linked Bond“, „Reverse Convertible Bond“ und „Yield Enhanced Securities“ bezeichnet. Die Anleger erhalten ein Zertifikat mit einem festen Zinskupon. Ein weiteres Merkmal ist ihre relative kurze und begrenzte Laufzeit. Der Zeitraum beträgt meistens wenige Monate und kann sich bis auf zwei Jahre ausdehnen. Wie bei allen Zertifikaten muss ein Anleger immer mit einer gewissen Unsicherheit rechnen.
Falls eine seitwärtige Tendenz an den Aktienmärkten herrscht und an der Börse wenig Bewegung herrscht, ist eine Aktienanleihe eine sehr gute Alternative. Wenn einem Aktienzertifikat ein stabiler Standardwert zugrunde liegt, kann es ein sehr lohnendes Investment für dich darstellen.
Die Aufsichtsbestimmungen bei Aktien sind wesentlich strikter. Die Ausgabe-Regeln durch die jeweiligen Aufsichtsbehörden gestalten sich für Aktiengesellschaften deutlich strenger. Beispielsweise sind sie verpflichtet, Gewinnwarnungen frühzeitig herauszugeben, sobald ein wichtiges Ereignis erwartet wird. Die Warnungen sind besonders wichtig, wenn mögliche Kursverluste zu erwarten sind. Bei Aktienzertifikaten stellt sich die Situation komplett anders dar. Einheitliche Regeln oder Vorgaben sind hier nicht vorhanden. Emittierende Geldhäuser haben hier freie Hand. Sie können die Rahmenbedingungen ihrer Zertifikate selbst gestalten.
Nach wem wurde Ponzi Schema genannt?
Es lässt sich also einfach erklären, warum Werte, die für Aktien am Handelstag gelten, nicht immer mit denen konform gehen, mit denen sie am Vorabend geschlossen haben. Dazwischen liegen bekanntlich die Transaktionen, die während der Vor- und Nachbörse eingearbeitet wurden. Für dich als Trader an der Börse bedeutet das, dass du aufgrund der Entwicklungen in der Vorbörse definieren und erkennen kannst, wohin der Trend eines Investments geht. Damit kannst du dich auch besser auf aktuelle Entwicklungen einstellen, noch bevor der Tag an der Börse mit dem Handel überhaupt begonnen hat. Doch es liegt auch eine mögliche Fehleinschätzung hier verborgen. Denn du kannst nicht immer und automatisch davon ausgehen, dass die Entwicklung von Börsenkursen so weitergehen wie sie am Vorabend begonnen haben. Oft haben Trader schon einen Verkauf fix eingeplant und sich dabei verrechnet bzw. Verluste eingefahren, weil die Kurse während des Abends oder in der Nacht wider Erwarten doch gestiegen sind. Bedenke also, dass die Vorbörse lediglich ein Indikator, aber keinesfalls eine fixe Garantie für die Weiterentwicklung eines Handelsobjektes darstellt.
Gerade während der Phase der Nachbörse gibt es Faktoren, die starken Einfluss auf die Entwicklung von Aktienkursen haben können. Denn zum Einen besteht genau dann weniger Liquidität, zum anderen ist die Auswahl an Wertpapieren dann geringer. Damit sind erhebliche Preisschwankungen möglich und sogar wahrscheinlich. Diese haben grundsätzlich den gleichen Effekt auf einen Aktienkurs wie zum Zeitpunkt des regulären Börsenhandels. In einfachen Worten bedeutet dies für dich als Anleger: Wenn der Kurs steigt, profitierst du vom Gewinn – egal wann dies stattfindet. Du musst allerdings auch damit rechnen, dass der Preis, der bei Schluss der Nachbörse aktuell war, sich vom Preis der eigentlichen Börse stark unterscheiden kann. Deshalb ist es sinnvoll, wenn du gerade, während der Nachbörse mit einem limitierten Auftrag tradest.
Wenn du nach Börsenschluss Aktien oder Wertpapiere bei einem Broker kaufen möchtest, wird der entsprechende Auftrag frühestens mit dem Eröffnungskurs des kommenden Handelstages ausgeführt. Achte deshalb 
Wer Fondsanteile kaufen möchte, der muss mit der Zahlung eines sogenannten Ausgabeaufschlags rechnen. Damit werden die Kosten, die durch den unmittelbaren Anteilsverkauf entstehen, gedeckt. Der Ausgabeaufschlag wird prozentual angegeben, meist liegt er bei fünf Prozent. Hier solltest du dich vor Abschluss eines Fondsvertrages gut erkundigen, immerhin gibt es auch Fonds, die ohne Ausgabeaufschlag oder sonstige bestimmte Aktionen ausgegeben werden. Klar ist, dass du gerade bei den Aktionen genauer hinsehen solltest. Es besteht die Möglichkeit, dass niedrige Einmalgebühren mittels hoher laufender Gebühren kompensiert werden.
Wenn du dich für den Abschluss in einen geschlossenen oder offenen Fonds entschließt, kannst du auch von bestimmten staatlichen Leistungen profitieren. Dazu musst du allerdings gewisse Voraussetzungen erfüllen. Wenn du als Arbeitnehmer von deinem Vorgesetzten sogenannte vermögenswirksame Leistungen bekommst und als Alleinstehender nicht mehr als maximal 20.000 Euro jährlich verdienst, hast du Anspruch auf eine Arbeitnehmersparzulage für das Fondssparen. Wenn du verheiratet bist, erhöht sich dieser Betrag auf das Doppelte. Du kannst gegebenenfalls sogar einen Kinderfreibetrag von der Summe absetzen. Bei einem offenen Fonds kannst du 20 Prozent vermögenswirksame Leistungen, maximal jedoch 80 Euro jährlich, in der Steuererklärung geltend machen.
Nehmen wir als Beispiel die Netflix-Aktie. In Deiner Tradingsoftware kannst Du die Daten der Aktie aufrufen. In der Ansicht sollten Dir Bid und Ask in einer Übersicht angezeigt werden. Nehmen wir an, dass Du die Netflix-Aktie derzeit für einen Ask-Kurs (Briefkurs) von 246,86 Euro kaufen kannst. Der Bid-Kurs (Geldkurs) liegt bei 246,80 Euro. Zu diesem Kurs kannst Du das Wertpapier also verkaufen.