Abbildung 1: Buchhaltung kann heute deutlich einfacher sein - mit der richtigen Software und einem passenden Geschäftskonto lassen sich Buchungen sehr einfach übertragen. Bildquelle: @ Scott Graham / Unsplash.com

Verwaltung von Geschäftsausgaben: Strategien und Tools für effektives Finanzmanagement

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Unternehmen stehen vor vielen Herausforderungen. Jeder Geschäftsführer muss die Konkurrenz im Auge behalten. Und er sollte wissen, wie es finanziell ums Unternehmen bestellt ist. Hier kommt die Buchhaltung ins Spiel. Sich erst durch Ordner graben zu müssen, kann dabei nicht Sinn und Zweck sein. Eine moderne Buchführung setzt auf Digitalisierung. Dazu braucht es einmal die passende Software – aber auch ein gutes Geschäftskonto als Partner. Doch welche Funktionen sind dabei besonders wichtig und worauf sollten Geschäftsinhaber achten?

Die Basis: Ein gutes Geschäftskonto

Die Grundlage im Finanzmanagement ist ein umfassendes Controlling. Es braucht aber auch das richtige Geschäftskonto. Entgegen einer verbreiteten Meinung braucht nicht jeder Gewerbetreibende ein separates Geschäftskonto. Einzelunternehmer dürfen durchaus ihr privates Girokonto nutzen – sofern die Bank nichts dagegen hat.

Letztere achten nicht selten penibel darauf, dass private und geschäftliche Nutzung nicht miteinander vermischt werden. Was ist in der Entscheidung für ein Bankkonto besonders wichtig? Viele Unternehmen schauen zuerst auf die Kosten. Geschäftskonten werden im Normalfall nur gegen ein Kontoführungsentgelt eingerichtet.

  1. Unterkonten: Für eine bessere Übersicht

Mit der Einrichtung von Unterkonten können projektrelevante Ausgaben oder Budgets für Mitarbeiter im Außendienst verwaltet werden. Dabei ist wichtig, dass jedes Konto für sich in der Buchhaltung als eigenständiges Objekt im Controlling verwaltet werden kann.

  1. Zahlungskarten: Auf Geschäftsreisen Gold wert

Gute Geschäftskonten müssen in der Lage sein, mehrere Zahlungskarten zur Verfügung zu stellen. Dabei geht es darum, Mitarbeiter im Außendienst oder für das Fuhrparkmanagement und den Einkauf mit unabhängigen Finanzierungsquellen auszustatten. Über die Firmenkarte können dann alle Ausgaben abgerechnet werden – eine deutliche Vereinfachung in Sachen Buchhaltung.

  1. Schnittstellen: Für eine schnelle Übertragung

Um in der Buchhaltung eine Rolle zu spielen, muss ein Geschäftskonto über digitale Schnittstellen verfügen. Heißt im Klartext: Über Schnittstellen muss das Konto an die Buchhaltungssoftware Zahlungsdaten übergeben. Auf diesem Weg kann die gesamte Buchhaltung elektronisch verwaltet werden.

Gute Softwarelösungen: Ohne geht es heute nicht mehr

Finanzmanagement ist nicht einfach nur „Knicken, Lochen, Abheften“. Es geht darum, die Buchführung zentral und übersichtlich zu gestalten. Was früher Unmengen Papier erforderlich machte, ist inzwischen auf Knopfdruck möglich. Neben clientbasierten Lösungen setzen viele Unternehmer auch SaaS Lösungen. Dahinter stecken der Begriff Software as a Service – Buchhaltungssoftware, die online über ein Abo-Modell gebucht und vom Anbieter permanent gewartet wird.

Damit ist es möglich, in Echtzeit immer auf gesetzliche Änderungen zu reagieren, da die Buchhaltungs-Software permanent angepasst wird. Gute Software zur Buchführung setzt auf:

  • Schnittstellen für Steuerberater
  • Anbindung des Geschäftskontos
  • wirtschaftliche Auswertungen
  • einfache Belegzuordnung (mit Automatisierungsfunktion)

Außerdem kann dank der Software direkt die EÜR oder Steuer-Voranmeldung an das Finanzamt übermittelt werden. Dabei achten die Entwickler darauf, im SaaS Modell immer alle aktuellen Vorgaben zur Konformität der Übermittlungsformate einzuhalten. Insgesamt eine Lösung, welche den betrieblichen Alltag deutlich entlasten kann.

Hinsichtlich der Kosten entscheiden die Leistungen der Software. Sehr einfache Buchführungsprogramme sind im Abo-Modell ab circa 5 Euro zu haben. Viele Lösungen liegen zwischen 10 Euro bis 15 Euro. Teurer wird es, wenn Angebote und Mahnwesen integriert werden.

Digitales Belegmanagement

Ein Punkt, der schnell unter den Tisch fallen kann, ist das Belegmanagement. Im betrieblichen Alltag entsteht ein wahrer „Papierkrieg“. Unzählige Ein- und Ausgangsrechnungen, die von der Buchhaltung zu bearbeiten sind. Hier hilft ein intelligentes Belegmanagement. Gute Buchführungssoftware kann mit einem Scanner bzw. über eine App mit der Handykamera gekoppelt werden.

Alle Papierbelege lassen sich so digitalisieren und in der Software ablegen. Damit ist es deutlich leichter, im Alltag den Überblick zu behalten und keine Rechnungen mehr zu vergessen. Besonders wichtig ist an diesem Punkt die Einhaltung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Diesen Schritt übernimmt die Buchhaltung normalerweise.

Fazit: Digitale Geschäftsausgaben im Auge behalten

Jeder Unternehmer steht im betrieblichen Alltag vor Herausforderungen – auch beim Thema Buchhaltung. An dieser Stelle greifen viele Firmen inzwischen zu digitalen Lösungen. Hier braucht es Leistungen hinsichtlich Anbindung des Bankkontos, Datenübermittlung und Digitalisierung von Belegen. Einmal eingearbeitet, bietet sich hier eine deutliche Erleichterung des geschäftlichen Alltags.

Foto von Scott Graham auf Unsplash

Watchbox – ist das Streaming Portal legal?

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Watchbox ist aus dem Videoportal Clipfish hervorgegangen und seit 2017 am Start. Betrieben wird das Streaming Portal von RTL Interactice. Es handelt sich bei Watchbox um ein Video on Demand-Streaming-Dienst (VoD) mit Serien, Filmen und Clips aus RTL Sendungen wie DSDS oder der Bachelor.

Im Gegensatz zu vielen anderen VoD-Streaming-Portalen gibt es hier auch einige Nischenangebote wie Anime- und Independent-Filme, die sonst nur schwer zu finden sind.

Das gesamte Programm kann völlig kostenlos gesehen werden. Das Streaming ist legal, da RTL Interactive zu allen Inhalten die entsprechenden Ausstrahlungsrechte besitzt.

Es muss kein Abo oder ähnliches abgeschlossen werden. Allerdings ist das Angebot werbefinanziert. Das heißt, es laufen vor und während der Videos Werbeeinblendungen, meist von einer Minute Dauer, die sich auch nicht abschalten oder überspringen lassen.

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Lifeplus – seriös oder Betrug? Große Nachfrage bei Nahrungsergänzungsmitteln und Vitaminen

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Lifeplus ist ein amerikanisches Unternehmen, das Nahrungsergänzungsmittel, Vitaminpräparate und Kosmetika verkauft. Der Verkauf erfolgt direkt über selbstständige Verkäufer an die Kunden im Rahmen eines Network- oder Multi Level Marketing-Systems. Die selbstständigen Vertriebler kaufen die Produkte zu Rabatten ein und teurer weiter. Wer Kunden gewinnt, die die Produkte ihrerseits weiter verkaufen erhält entsprechende Boni.

Gegründet wurde Lifeplus bereits 1992. Neben dem US-Markt gehört Deutschland zu den wichtigsten Absatzmärkten weltweit. Immer wieder wird seitens Verbraucherschützern kritisiert, dass es sich bei den Nahrungsergänzungsmitteln und Vitaminpräparaten um Mittelchen handelt, die keiner braucht. Hinzu kommt, dass mittlerweile auch viele Ärzte die Mittel verkaufen und daran prächtig mitverdienen.

Ist Life Plus ein Schneeballsytem?

Nein, Lifeplus ist kein illegales Schneeballsystem oder Ponzi Schema. Der Grund ist, dass hier reale Produkte im Mittelpunkt stehen, für die auch eine Nachfrage besteht. Der Verkauf erfolgt im Direktvertrieb über selbstständige Verkäufer. Diese müssen die Produkte zunächst einkaufen, erhalten dafür jedoch Rabatte. Aus der Marge bestreiten sie ihren Gewinn.

Abhängig von der Höhe des Absatzes sind Boni drin. Wer es schafft, andere zu werben, damit diese ebenfalls Produkte von Lifeplus verkaufen erhält weitere Boni. Die überliegenden Ebenen verdienen zwar an den Verkäufen mit, jedoch werden die Boni und die Rabatte aus den Verkäufen aller Produkte finanziert.

Bei Schneeball- und Ponzi Schemen werden dagegen Renditen und Provisionen aus den Einzahlungen, der zuletzt dazu gestoßenen Mitglieder und Kunden finanziert, sodass die Systeme irgendwann aufgrund der Wachstumsgrenzen zum Scheitern verurteilt sind.

Die Nahrungsergänzungsmittel, Vitaminpräparate und Kosmetika können allerdings auch nachgekauft werden, was eine relativ stabile Nachfrage garantiert. Voraussetzung ist, dass es sich um bei den Kunden um tatsächlich nachgefragte Produkte handelt. Das scheint bei Lifeplus der Fall zu sein.

Der Verkauf Nahrungsergänzungsmittel und Vitaminpräparate wird vielfach kritisiert

Die Deutschen geben jährlich insgesamt über 1,1 Milliarden Euro für Nahrungsergänzungsmittel und Vitaminpräparate aus, weil sie meinen, sich und ihren Angehörigen damit etwas Gutes zu tun und sich subjektiv damit fitter fühlen. Deutschland ist nach den USA einer der wichtigsten weltweiten Absatzmärkte. Fast jeder Fünfte nimmt solche Präparate ein, weil er irgendwie sein Gewissen beruhigen möchte.

Verbraucherschützer aber auch Ärzte kritisieren das. Sie sagen, es besteht überhaupt keine Notwendigkeit zusätzliche Vitamine und Mineralstoffe aufzunehmen. Es gibt in Deutschland in der Regel keine Mangelerscheinungen, die die Einnahme rechtfertigen würden. Unternehmen wie Lifeplus verdienen allerdings prächtig am Verkauf. Schließlich funktioniert die Marketing-Maschine von Unternehmen wie Lifeplus, die teilweise auch mit halbwissenschaftlichen Studien operiert, einwandfrei.

Leider kommen auch immer mehr Ärzte auf die Idee, Vitaminpräparate in ihren Praxen zu verkaufen, weil sie festgestellt haben, dass es sich um ein einträgliches Zusatzgeschäft handelt.

Es darf nicht mit heilenden Wirkungen geworben werden

Es sind bereits Fälle vorgekommen, dass Verkäufer von Nahrungsergänzungsmittels und frei verkäuflichen Vitaminpräparaten damit geworben haben, dass sie eine heilende Wirkung besitzen, weil sie so ihren Absatz und damit ihren Verdienst steigern wollten. Das ist jedoch verboten, weil es sich nicht um zugelassenen Medikamente handelt. Lifeplus hat in der Vergangenheit noch keine Probleme damit gehabt. Das zeigt zumindest, dass sich das Management um entsprechende Schulungen der selbstständigen Verkäufer bemüht.

Aktienrunde.de – Fazit zu Lifeplus

Lifeplus ist ein legaler MLM-Vertrieb, der bereits seit 1992 erfolgreich am Markt vertreten ist und Nahrungsergänzungsmittel, Vitaminpräparate und Kosmetiker vertreibt. Der Verkauf erfolgt durch selbstständige Verkäufer, die ihre Gewinne aus Rabatten sowie Boni für die verkaufte Menge und für die Einwerbung von neuen Verkäufern ziehen.

Es handelt sich nicht um ein Schneeballsystem oder ein Ponzi Schema. Für die Produkte besteht eine große Nachfrage und sie können nachbestellt werden. Dennoch gibt es Kritik. Diese richtet sich jedoch hauptsächlich auf den Vertrieb von Nahrungsergänzungsmitteln und Vitaminpräparaten allgemein und stützt sich auf die These, dass die Bevölkerung ausreichend mit Vitaminen und Mineralstoffen versorgt ist.

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MLM Systeme – was ist davon zu halten?

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Viele Unternehmen vertreiben ihre Produkte mit über MLM Systeme, Multi Level Marketing- auch Network Marketing genannt. Prominente Beispiele sind Avon, Herbalife, Lifeplus oder PM International, die hauptsächlich Kosmetika und Nahrungsergänzungsmittel und Vitamin-Präparate an die Kunden verkaufen. Auch Versicherungsvertriebe wie Swiss Life oder die Deutsche Vermögensberatung nutzen den Direktvertrieb über MLM Systeme, weil sie sich so Personal und Filialkosten sparen.

Oft werden MLM Systeme mit illegalen Schneeballsystemen oder Ponzi Schemen verwechselt. Das ist jedoch nicht korrekt. Der Vertrieb über strukturierte MLM Systeme ist legal, soweit bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Es gibt aber auch schwarze Schafe in der Branche, die versuchen ihre Produkte mit unlauteren Mitteln an den Mann oder die Frau zu bringen.

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