Verwaltung von Geschäftsausgaben: Strategien und Tools für effektives Finanzmanagement

Unternehmen stehen vor vielen Herausforderungen. Jeder Geschäftsführer muss die Konkurrenz im Auge behalten. Und er sollte wissen, wie es finanziell ums Unternehmen bestellt ist. Hier kommt die Buchhaltung ins Spiel. Sich erst durch Ordner graben zu müssen, kann dabei nicht Sinn und Zweck sein. Eine moderne Buchführung setzt auf Digitalisierung. Dazu braucht es einmal die passende Software – aber auch ein gutes Geschäftskonto als Partner. Doch welche Funktionen sind dabei besonders wichtig und worauf sollten Geschäftsinhaber achten?

Die Basis: Ein gutes Geschäftskonto

Die Grundlage im Finanzmanagement ist ein umfassendes Controlling. Es braucht aber auch das richtige Geschäftskonto. Entgegen einer verbreiteten Meinung braucht nicht jeder Gewerbetreibende ein separates Geschäftskonto. Einzelunternehmer dürfen durchaus ihr privates Girokonto nutzen – sofern die Bank nichts dagegen hat.

Letztere achten nicht selten penibel darauf, dass private und geschäftliche Nutzung nicht miteinander vermischt werden. Was ist in der Entscheidung für ein Bankkonto besonders wichtig? Viele Unternehmen schauen zuerst auf die Kosten. Geschäftskonten werden im Normalfall nur gegen ein Kontoführungsentgelt eingerichtet.

1. Unterkonten: Für eine bessere Übersicht

Mit der Einrichtung von Unterkonten können projektrelevante Ausgaben oder Budgets für Mitarbeiter im Außendienst verwaltet werden. Dabei ist wichtig, dass jedes Konto für sich in der Buchhaltung als eigenständiges Objekt im Controlling verwaltet werden kann.

2. Zahlungskarten: Auf Geschäftsreisen Gold wert

Gute Geschäftskonten müssen in der Lage sein, mehrere Zahlungskarten zur Verfügung zu stellen. Dabei geht es darum, Mitarbeiter im Außendienst oder für das Fuhrparkmanagement und den Einkauf mit unabhängigen Finanzierungsquellen auszustatten. Über die Firmenkarte können dann alle Ausgaben abgerechnet werden – eine deutliche Vereinfachung in Sachen Buchhaltung.

3. Schnittstellen: Für eine schnelle Übertragung

Um in der Buchhaltung eine Rolle zu spielen, muss ein Geschäftskonto über digitale Schnittstellen verfügen. Heißt im Klartext: Über Schnittstellen muss das Konto an die Buchhaltungssoftware Zahlungsdaten übergeben. Auf diesem Weg kann die gesamte Buchhaltung elektronisch verwaltet werden.

Gute Softwarelösungen: Ohne geht es heute nicht mehr

Finanzmanagement ist nicht einfach nur „Knicken, Lochen, Abheften“. Es geht darum, die Buchführung zentral und übersichtlich zu gestalten. Was früher Unmengen Papier erforderlich machte, ist inzwischen auf Knopfdruck möglich. Neben clientbasierten Lösungen setzen viele Unternehmer auch SaaS Lösungen. Dahinter stecken der Begriff Software as a Service – Buchhaltungssoftware, die online über ein Abo-Modell gebucht und vom Anbieter permanent gewartet wird.

Damit ist es möglich, in Echtzeit immer auf gesetzliche Änderungen zu reagieren, da die Buchhaltungs-Software permanent angepasst wird. Gute Software zur Buchführung setzt auf:

• Schnittstellen für Steuerberater
• Anbindung des Geschäftskontos
• wirtschaftliche Auswertungen
• einfache Belegzuordnung (mit Automatisierungsfunktion)

Außerdem kann dank der Software direkt die EÜR oder Steuer-Voranmeldung an das Finanzamt übermittelt werden. Dabei achten die Entwickler darauf, im SaaS Modell immer alle aktuellen Vorgaben zur Konformität der Übermittlungsformate einzuhalten. Insgesamt eine Lösung, welche den betrieblichen Alltag deutlich entlasten kann.

Hinsichtlich der Kosten entscheiden die Leistungen der Software. Sehr einfache Buchführungsprogramme sind im Abo-Modell ab circa 5 Euro zu haben. Viele Lösungen liegen zwischen 10 Euro bis 15 Euro. Teurer wird es, wenn Angebote und Mahnwesen integriert werden.

Digitales Belegmanagement

Ein Punkt, der schnell unter den Tisch fallen kann, ist das Belegmanagement. Im betrieblichen Alltag entsteht ein wahrer „Papierkrieg“. Unzählige Ein- und Ausgangsrechnungen, die von der Buchhaltung zu bearbeiten sind. Hier hilft ein intelligentes Belegmanagement. Gute Buchführungssoftware kann mit einem Scanner bzw. über eine App mit der Handykamera gekoppelt werden.

Alle Papierbelege lassen sich so digitalisieren und in der Software ablegen. Damit ist es deutlich leichter, im Alltag den Überblick zu behalten und keine Rechnungen mehr zu vergessen. Besonders wichtig ist an diesem Punkt die Einhaltung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Diesen Schritt übernimmt die Buchhaltung normalerweise.

Fazit: Digitale Geschäftsausgaben im Auge behalten

Jeder Unternehmer steht im betrieblichen Alltag vor Herausforderungen – auch beim Thema Buchhaltung. An dieser Stelle greifen viele Firmen inzwischen zu digitalen Lösungen. Hier braucht es Leistungen hinsichtlich Anbindung des Bankkontos, Datenübermittlung und Digitalisierung von Belegen. Einmal eingearbeitet, bietet sich hier eine deutliche Erleichterung des geschäftlichen Alltags.

Foto von Scott Graham auf Unsplash